グループウェア比較NAVI

【めも理と窓太のパソコン講座】第137回：グループウェアと職員室

グループウェアは、スケジュールなどの情報を共有したり、コミュニケーションの円滑化をはかったりするためのアプリケーションです。

スケジュールを共有すると
　だれがいつどこでなにをしているかがわかります。

伝言メモ、回覧板、掲示板を使って
　伝えたい人に確実に要件を伝えることができます。

さらにWebグループウェアなら
　クライアントPCへのアプリケーションのインストールが不要です。

グループウェアはコミュニケーションツールの一つだと言っても、それに異を唱えるものはいないと思うが、実際問題グループウェアだけで全てのコミュニケーションを完結させることは不可能だ。

ウェブブラウザやメールを使ったデジタルなコミュニケーションをとるのが得意な人間もいるし、逆に電話や会議などのアナログなコミュニケーションが得意だという人間もいる。

コミュニケーションをとるのに一つの方法にこだわる必要はないので、適材適所で使い分ければいいだけなのだが、実際には自分の得意な方法にこだわってしまうのが人間の性というものである。

インターネットが一般化する以前は、電話や会議など口頭によるコミュニケーションか、文書や書類による紙によるコミュニケーションが一般的だった。

ほんの数年前のことだ。

今では、ほとんどの人が携帯電話を持っている時代、メールを全く使わない人もほとんどいない。

コミュニケーションツールをざっと挙げてみると、
電子メール、FAX、電話／IP電話、IM、グループウェア、ポータル、ブログ、テレビ会議／Web会議...
これだけの通信手段がある。

緊急の用事をメールで出して返信を待っていてはイライラするだろうし、風呂に入っているときに電話がかかってきてくだらない話だったらとっても不愉快だろう。

そんなわけで、シチュエーションに合ったコミュニケーションツールをうまく選んで、目的達成の効率をアップさせてほしい。手段の一つとしてグループウェアを使っていただけると幸いである。

使い分けの指針は各種コミュニケーション・ツールの強みと弱みを読むといいだろう。

インターネットリサーチサービス「リサーチプラス」の第84回調査報告「スケジュール管理」に関するアンケート結果が発表されています。

スケジュール管理は結局「手帳」に

現在スケジュール管理に利用している道具（複数回答方式）は、「手帳（メモ帳含む）」が64.7％、「携帯電話」が38.7％、「PC」24.7％、「PDA」が0.01％だった。

やはり手帳は、タイムラグなくすぐにスケジュールを確認できるメリットがあります。実は私もグループウェアと手帳を併用していたりします。

ただ手帳を併用するのは、ダブルブッキングを避けるためなので、詳細なスケジュールは記入していません。

手書きの手帳を使う目的は、スケジュール管理のほかにあるので、携帯電話がどれだけ便利になっても、当分手帳を持たなくなることはないでしょうね。

Blogは「フォーマット」として捉えるべきもの――小川 浩氏

ビジネスブログブックを書かれている小川 浩さんのコラムです。

私は社内向けBlog（イントラブログ）が、ナレッジマネージメントツールとして活用されていくことは間違いないと思っています。

かつて、Lotus Notes（現IBM）の全盛期に、グループウェアこそがナレッジマネージメントツールだといわれていました。

しかし、グループウェアが導入されて、ナレッジマネージメントツールとして根付いたかというそうでもなく、ナレッジマネージメントという言葉ですらほとんど使われなくなりました。

何がナレッジなのか、持っている本人すら気付かずに、そもそもナレッジそのものが無いように見えたりするものです。

つまり、暗黙知が暗黙知のままになっているわけです。
実は気付かないだけで、沢山あるのです。

ブログこそが暗黙知を形式知に変えるのに、適したツールです。

ブログが単に掲示板に近いものや日記を書くシステムだと間違って理解されないためにも、今、オープンなブログで、情報の「発信」「収集」「交換」の仕組みをより多くの人に体験してもらうことが重要だと思います。

グループウェアとは、一体、何でしょう。

今では、「グループウェア」という言葉について、説明を求められることはほとんどなくなりました。

それは、多くの人の頭の中に、グループウェアとはこういうものだといったイメージがあるからです。

実は今使っているものか、あるいは身近で見たもの、例えばウェブで見たものが、グループウェアのイメージになっているのではないでしょうか。

7,8年前であればグループウェアの代名詞は Lotus Notes でしたし、数年前はサイボウズだったように思います。

インターネット普及の波に乗り、ブラウザをクライアントにするWebグループウェアというジャンルを確立したのがサイボウズでした。

WebグループウェアはC/S型に比べると作るのが容易のため、今では有償無償問わず数多くのグループウェアが世の中にひしめき合うようになりました。

その結果、グループウェアとは何だろう？という問いに、明確に答えることは難しくなってきました。

一般的には、スケジューラ機能、文書共有機能、ワークフロー機能、掲示版、ウェブメール、回覧板、ToDoリスト、アドレス帳、施設予約などの機能の集合体がグループウェアの実体を表しています。

グループウェアが"グループ"内のメンバー間で情報を共有するためのソフト"ウェア"であるとするならば、広義に解釈するならば、ファイルサーバーやメーリングリスト、チャットもグループウェアの一種だといえます。

そういった意味でグループウェアとは、単にある特定の機能の集合体を指すのではなく、グループのメンバーが目的を達成するために、コミュニケーションを容易で効率的なものにするソフトウェア、それがグループウェアなのです。

現在は静的な情報、つまり文字情報が中心ですが、将来的にはネットワーク回線の高速化に伴ない、音声や動画を伴なうコミュニケーションを実現できるツールへと発展していくでしょう。

グループウェアとは(キーマンズネット)